Desintrodución á Documentación Informativa

RESUMO

A documentación é un proceso necesario no ámbito do xornalismo xa que cada información precisa estar contrastada e verificada, ademáis de moitos outros procesos. Para iso analizaremos os distintos principios, características, funcións e finalidade entre outras da documentación xornalística. 

PALABRAS CLAVES

Documentación - Xornalismo - Información - Fontes- Verificación - Documentos - Coñecemento - Difusión - Medios - Comunicación - Clasificar - Identificar - Ciencia.

INTRODUCIÓN

A documentación é unha disciplina que emerxe a finais do século XIX, rexido polo coñecemento empírico dos fenómenos naturais e a experiencia. Foi nesta época cando se incrementaron a aparición de revistas científicas e especializadas, os xornais, o cine e demáis avances que propician a globalización. A documentación nace para resolver a organización e a circulación da información especializada. A incidencia da documentación está presente en calquera análise actual que fai que conteña información fidedigna, completa, clara e útil. Con todo, a realidade informativa demostra que son moi poucos os medios informativos que poseen bos servizos de documentación. O ideal sería que tuveran unha documentación adecuada e recurrir permanentemente a ela, xa que se trata dun factor fundamental e imprescindible do saber xornalístico.

CONCEPTO

Documentación deriva da palabra documento e consiste en reunir, abrir e facer útiles os documentos sistemáticamente  Defínese como a disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar e difundir información que está contida en determinados documentos de distinto tipo co fin de facela accesible a calqueira público que a precise. Desta maneira convértese tamén nunha nova fonte de información. Trátase dunha ciencia de maior ámbito xa que abarca todo tipo de archivos.

Existen miles de formas para definir este concepto como por exemplo a autora Adoración Pérez Alarcón que a define como a disciplina que se ocupa básicamente de aplicar unhas técnicas que permiten estruturar e organizar os documentos en sistemas de información. Outro autor como Miguel Ángel Moreno Gallo apunta que a documentación non é só xestión de archivos, senón que tamén valoración e aportación de datos, análises e opinións.

Actualmente a documentación requírese en moitos ámbitos pero está especialmente relacionada co xornalismo xa que 

PRINCIPIOS

Son os criterios ou normas polas que se rixen as distintas tarefas documentais. Poden tratarse dependendo do fin da documentación; da razón, perspectiva ou formalidade específica baixao a cal se contempla o obxecto ou dos condicionantes ou circunstancias reais que inciden no desenvolvemento da actividade. Polo que seguindo este esquema existen principios teleolóxicos, formais e circunstanciais.

Os fins dos principios teleolóxicos é a de elaborar unha información xornalística verdadeira, intelixible e orientadora pola que se diferencian tres principios distintos: o principio verificativo, o explicativo e o editorial. 

O primeiro é a causa orixinaira da actividade documental xornalística xa que se orienta cara a comprobación da veracidade dos textos e as referencias que se valoran e se difunden. Trátase dun carácter primario xa que é a conditio sine qua non da actividade documental ademais de ser a base de todo contido xornalístico para que se trate dunha información exacta e completa. Para conseguilo é necesario determinar o uso de varias fontes e actualizalas para poder contrastar as diferentes realidades que nos ofrecen.

O principio explicativo tamén é moi importante xa que a finalidade do xornalismo é chegar ao receptor e que entenda a mensaxe informativa verificada. Defínese como a causa final específica da actividade documental xornalísitca pola cal se ordena cara a intelección da verdade informativa mediante a valoración e o carácter aclaratorio dos textos verificados e comprobados. Este principio rixe o resto das tarefas e sistemas documentais por ser a finalidade propia e específica desta actividade.

O principio editorial ten naturaleza distinta dos anteriores principios xa que éste non se trata dun fin primario, senón do interés particular da empresa informativa que se sitúa no terreo da difusión de ideas e da súa audiencia. 

Os principios formais e circunstancias son a razón baixo a cal se considera o obxecto e se realiza a selección, a clasificación e o archivo de fontes no seu posterior uso. Atendendo á súa utilización futura, a variedade de tipos de fontes e os condicionantes que actúan na documentación distinguimos o principio de perdurabilidade, o principio de adecuación funcional e o principio limitativo. 

O primeiro defínese como a razón formal da actividade documental xornalística, que tende a fixar a utilidade futura e o grao de permanencia dos textos e ferencias na elaboración da información. 

O principio de adecuacion funcional defínese como a regra metodolóxica na actividade documental xornalística pola cal esta oriéntase ao tratamento específico que precisa cada tarefa e medio documental, dacordo coa súa natureza e coa función que realiza. 

O principio limitativo é un conxunto de circunstancias reais da actividade documental xornalística que limitan o seu exercicio e a utilización de medios. Unha destas limitacións é a localización e o ámbito de difusión do medio, o tipo de publicación do que se trate e a actualidade informativa.

CARACTERÍSTICAS DA INFORMACIÓN DA ACTUALIDADE

A información de actualidade consiste nun entramado de causas e efectos que se constitúen por actividades políticas, económicas, sociais e culturais. Non son feitos puntuais senón que as noticias teñen antecedentes e consecuencias; derivando unhas noticias doutras. A continuación nombramos algunhas das características da información da actualidade:

• Coincidencia episódica: as mesmas noticias son ofrecidas por todos os medios de comunicación nas mesmas datas. Isto débese á dependencia das axencias e dos produtores dos feitos que constitúen a noticia e tamén nunha interpretación que se fai das expectativas da audiencia.
• Redundancia cíclica: a actividade xornalística céntrase na cobertura dos feitos contemporáneos. Xa que a actividade humana é recurrente, o tratamento tamén. Determinados acontecementos teñen unha frecuencia periódica que os medios xa coñecen e esperan como noticias previsibles.
• Efecto Mateo: "Moitos son os chamados e poucos os elexidos" Son aqueles personaxes que polarizan o interese dos medios e aparecen nomeados en multiplicidade de noticias mentras que outros non, conseguindo un desequilibrio para o tratamento da información relativa ás persoas.
• Multiplicidade de soportes: os medios aparecen nun sinfín de soportes (noticias impresas, grabacións radiofónicas, materiais visuais e audiovisuais...).
• Fragmentación da mensaxe: as mensaxes informativas transmítense fragmentadas polo ritmo de captación dos acontementos diferente ao da publicación ou edición dos medios. Debido á estructura destes, é difícil realizar o proceso de selección e análise documental xa que non hai criterio nin perspectiva suficiente.
• Latencia: a información de actualidade caduca no mesmo momento en que se emite, pero calquera feito cerrado pode reabrirse e devolve o protagonismo a personaxes e feitos con independencia da antigüidade.
• Documentos compostos: trátase de textos con fotografías e gráficos, onde se plantexan dificultades de organización documental e de diseño de ferramentas de recuperación documental.
• Ley do mínimo esforzo: a premura do tempo coa que se soe traballar vai en detrimento de respostas e tratamentos da información elaborada.
• Estratificacion de usuarios e usos: os usuarios son moi diferentes na súa especialización e nos seus obxectivos.
• Relatividade de significado: os documentos xornalísticos cambian o seu significado en distintos contextos e admiten interpretacións diversas por parte dos usuarios, o que os fai polivalentes. 
• Omisión: de xeito voluntario ou involuntario, os medios de comunicación omiten información que o documentalista debe de ter en conta. 

FUNCIÓNS

Para cumplir os requisitos naturais da información xornalística é necesario dispoñer dunha documentación adecuada e recurrir de forma permanente a ela, xa que se trata dun factor fundamental e imprescindible do saber informativo. A actualización do potencial documentativo realízase a través dunha serie de funcións específicas que analizaremos de seguido:

• Función previsoria: a pesares de que hai noticias que se poden prever non sempre ocorre así. Soen ser acontecementos que son consecuencias lóxicas de procesos anteriores e que podería preverse e pensar o modo de abordalos de forma convinte e de situar os destinatarios na tesitura de expectativas adecuadas. Para elas, os informadores abordan aos medios con notas e facilitación de recordatorios.
• Función preparatoria: trátase de proporcionar a cada informador a documentación necesaria en cada caso concreto antes de enfrentarse ao obxecto informativo que debe abordar. Coa diferencia da anterior, está función sí que prevé a noticia que se presupón que vai a suceder.
• Función crítico - verificadora: unha das funcións primordiais da documentación é a verificación e debe efectuarse en todos os escalóns da actividade informativa. Ocupa tres dimensións: a fáctica -comprobar a exactitude dos feitos-, a crítica -indagar se as afirmacións vertidas polas fontes son verdadeiras ou falsas-, e semántica -examen de correspondencia adecuada entre a verdade que se pretende comunicar e a linguaxe empregada para a súa divulgación-.
• Función completiva: en contraposición con todo o visto anteriormente tamén se dan situacións nas que xorden informacións imprevistas onde non é posible a preparación previa próxima do informador. Neste caso tratarase todo o posible de que se dé o efecto desinformativo da superficialidade, xa que é necesaria a maior aprehensión posible que abarque o feito e as súas circunstancias e que non se conozca soamente a punto do iceberg. É necesario complementar toda a información para dar cunha síntese que permita a comprensión do obxeto para que se entenda na súa totalidade.
• Función lingüística - clarificadora: é aquela na que se comunica a información con claridade e precisión, utilizando o tipo de linguaxxe apropiado para unha determinada realidade e as características do medio de comunicación, tendo en conta tamén aspectos como a cultura e os destinatarios. Tamén está presente o decoro co que hai que presentar a información.
• Función modélico - narrativa: consiste en atopar as estructuras narrativas idóneas para cada tipo de medio, así como, en cada medio, o esquema a seguir para cada tipo de realidade, de saber e de intencionalidade. Polo que se trata de dispoñer de formas de expresión claras e variadas en canto á estrutura e estilo para que, nun momento preciso, poidan facilitar o traballo dos informadores cando teñan que comunicar ideas ou realidades complexas e dificilmente comunicables xa que precisan dunha linguaxe ou dunha estrutura narrativa especial.
• Función informativa propia: Non só os xornalistas con función redactora senón que tamén os xornalistas - documentadores tomaron a iniciativa de proporcionar información documentada aos redactores, ou de elaborar eles mesmos a información que chega ao público. Entre estas elaboracións destacan os obituarios, as semblanzas biográficas, os recadros verificativos, os recadros explicativos sobre diversos temas complexos, as cronoloxías, os recadores de antecedentes, as axendas, os dossiers ou informes e os infográficos, entre outros.
• Función orientadora: trátase da síntese significativa dos saberes sobre a realidade humana actual que os cidadáns necesitan saber para obrar libre e solidariamente. Os medios de comunicación difunden mensaxes que corresponden a opinións e ideas particulares sobre os modos de organizar a res pública nas súas diversas facetas polo que sempre que non terxiversen a realidade, contribúen ao debate público dentro dun desexable pluralismo.
• Función profesional: os profesionais da información teñen que actualizar periódicamente os coñecementos científicos e técnicos relacionados co desempeño da súa profesión como tal. O ámbito do xornalismo está atravesando unha gran revolución electrónica e as novas tecnoloxías facilitan enormemente o traballo informativo.
• Función rectificadora: trátase de que as erratas que cometan os medios de comunicación se rectifiquen posteriormente como un recoñecemento dos propios erros xa que o feito de non facelo provoca grandes males a persoas e institucións afectadas e tamén á propia sociedade no seu conxunto.

FINALIDADE

A finalidade da documentación é poder facilitarlle información aos usuarios mediante a selección, análise, recuperación e difusión dos documentos. Os seus fins son analizar e ordenar todos os documentos adquiridos para recuparalas a posteriori; xenerar documentos secundarios que poidan ter interese informacional; conservar todo o pensamento humano e realizar todo este proceso con rapidez.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN NUN MEDIO: FUNCIÓNS, CARACTERÍSTICAS E FINS

A documentación é unha das pezas fundamentais na produción da información, polo que non pode faltar en ningunha rutina de redación dos medios de comunicación.

A documentación encárgase de tres fases para a elaboración da información: busca a información dispoñendo os mellores recursos de Internet, verifica e amplía dita información e recóllea de maneira clasificada para entregarlla ao informador.

A función que fai a documentación nos medios de comunicación é a da verificación -comprobando os feitos e os datos-, a contextualización -utilizando cronoloxías, dossieres temáticos e outros que serven como complemento, intrepretación, síntese ou comentario-, un apoio visual - fotografías, gráficos, infografía, mapas...-, memoria dinámica - constituíndo un importante soporte de liña editorial do medio- e investigativo - prepara e edita o seu propio material ou os redacta-. A documentación aporta ademáis a un medio de comunicación calidade, creatividade e rentabilidade.

Como características nun medio salientan as seguintes:

• Dualidade na orixe de fontes: a orixe das fontes é interna e externa, é dicir, os medios de comunicación son á vez productores e receptores de información. Nesta característica subdivídense dúas: a xestión do propio archivo e o servizo de documentación.
• Multiplicación constante de información heteroxénea:  os medios de comunicación xeran grandes cantidades de información polo que se crean problemas de espazo e tratamento. 
• Rapidez na resposta: necesidade de ofrecer respostas rápidas ás demandas dos usuarios. Teñen que ser ademáis concretas e fiables. 
• Obsolescencia da información: o xornalista ten que traballar con información de actualidade aínda que a pasada tamén ten efectos retrospectivos. 
• Dicotomía texto - imaxe: a relación que se da entre os distintos soportes materias dos que conta un medio como entre a información gráfica e o texto ou o texto e a imaxe. 
• Diversificación de usuarios: o traballo que se realiza é para usuarios moi diferentes na súa especialización e nos seus obxectivos. 

A finalidade da documentación nun medio de comunicación é a de verificar e ofrecer os datos máis amplos e exactos posibles á hora de ofrecer unha información. 

MAPA CONCEPTUAL COAS IDEAS BÁSICAS